Presupuesto como parte de un esquema de desarrollo de la pequeña empresa

Por Odalis F. Marte*

@ofmarte

El presupuesto es la previsión del conjunto de flujo de ingresos que recibirá, y gastos en que incurrirá una empresa en un período de tiempo determinado.  Esta es plasmada en un documento contable y se realiza a partir de datos históricos, planes y proyecciones futuras del negocio, como parte de la estrategia de desarrollo de la empresa.

También es una herramienta de control de gastos para mantener un adecuado manejo de cómo se asignan los recursos.  Las metas o planes de crecimiento de una empresa pueden implicar que se incurra en inversiones y gastos que, si no se prevén, puede poner en aprietos las finanzas del negocio.

Contabilidad es el departamento responsable de la elaboración del presupuesto porque es donde se manejan las informaciones financieras de la empresa.  Para ello ha de contar con la colaboración de otros departamentos y de alta gerencia.. Si se trata de una empresa de grandes transacciones, se necesita de una persona o departamento encargada de la elaboración y control del presupuesto, la cual trabaja de manera conjunta con el departamento de Contabilidad para la obtención de las informaciones.

Cómo se hace un presupuesto?

·       Pasos para la realización de un presupuesto

1.     Organizar la contabilidad de la empresa de forma que ofrezca informaciones claras y precisas sobre sus operaciones en tiempo hábil.  Mientras más organizada sea la empresa más efectividad tiene el presupuesto como instrumento de desarrollo.

2.     Definir metas y/o planes de crecimiento, los cuales serán sujetos al control ordenado por el presupuesto mismo.

3.     Escribir el documento donde se colocan las cuentas con sus respectivas partidas de ingresos y gasto de acuerdo a datos históricos de la empresa, es decir, a partir de lo que ha sido el desempeño del negocio más el crecimiento que se planifica alcanzar para el período que se presupuesta.

4.     Definir quiénes serán los responsables de ejecutar las diferentes partidas contempladas, quiénes en el área de contabilidad monitorearán o darán seguimiento para asegurar el cumplimiento adecuado de lo presupuestado.

5.     En compañías con muchos departamentos y grandes volúmenes de operaciones; los departamentos solicitan su presupuesto, y un comité de presupuesto lo revisa, hace las modificaciones de lugar y aprueba, se unifican todos los departamentos y resulta el presupuesto general de la empresa.

Más allá de realizar el presupuesto, es muy importante el control y seguimiento del mismo para asegurar su cumplimiento, es decir, que realmente se ejecuten las partidas presupuestadas. Este es uno de los puntos más importantes del presupuesto «el control». Este le permite a la gerencia saber si no se están empleando los recursos de la forma estipulada, si estos recursos no están aportando el rendimiento esperado o, si por el contrario, el presupuesto no fue elaborado conforme a la realidad de la empresa.

Lo más importante, es que se analicen periódicamente las variaciones y que las mismas se ajusten a alguna de las causas expuestas en el párrafo anterior. De esta forma, si el año actual refleja variaciones considerables entre lo presupuestado y lo real, servirá de experiencia para la elaboración del próximo presupuesto.

Al momento de realizar comparaciones de presupuesto con la ejecución real, resulta conveniente realizarlo tanto en términos de valores ($) como en porcentajes (%); muchas veces los porcentajes nos reflejan mejor la situación. 

Veamos el siguiente ejemplo:

La Compañía X presenta el siguiente presupuesto de operaciones y Estados Financieros Reales al 31 de diciembre de 2013

	PRESUPUESTO	REAL
Ventas	1,500,000.00	1,750,000.00
Costo de Ventas	800,000.00	960,000.00
Utilidad Bruta	700,000.00	790,000.00
Gastos de Ventas y Administración	300,000.00	290,000.00
Gastos Financieros y Otros	100,000.00	110,000.00
Utilidad Neta	300,000.00	390,000.00

El Análisis de presupuesto en Valores y Porcentajes sería el siguiente:

COMPAÑÍA X

ANÁLISIS COMPARATIVO DE PRESUPUESTO

AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013

			Variación
Descripción	Valor Real	Valor Presupuesto	RD$	%
Ventas	1,750,000.00	1,500,000.00	250,000.00	17%
Costo de Ventas	960,000.00	800,000.00	(160,000.00)	-20%
Utilidad Bruta	790,000.00	700,000.00	90,000.00	13%
Gastos de Ventas y Administrativos	290,000.00	300,000.00	10,000.00	10%
Gastos Financieros y Otros	110,000.00	100,000.00	(10,000.00)	-10%
Utilidad Bruta	390,000.00	300,000.00	90,000.00	30%

Análisis de las variaciones

·   Un aumento en los ingresos constituye una variación positiva, pues genera más beneficios para la  Compañía.

·       Un aumento en los costos y gastos representa variación negativa , pues disminuye los beneficios.

·       Una disminución en los costos y gastos equivale a variación positiva

En este caso práctico se puede palpar que resulta necesario realizar las comparaciones en %, pues mientras en $, la variación en Utilidad Neta es de $90,000.00(lo cual no sería una cantidad muy considerable); en % dicha variación equivale a un 30%, lo cual de por sí solo nos induce a realizar un análisis más profundo de las causas de dicho incremento. 

Como citamos anteriormente dicho aumento en ingresos y disminuciones en gastos o viceversa, pueden suceder por: una inadecuación en el uso de los recursos, poco rendimiento en el uso de los mismos o un presupuesto no elaborado conforme a la realidad del negocio.

A medida que los valores de las transacciones aumentan, resulta mucho más importante el análisis porcentual, pues los $90,000.00 de variación son los mismos en la Utilidad Bruta y en la Utilidad Neta, pero los porcentajes varían de un 13% a un 30%, por que los valores bases han variado. Es decir, los valores en $ muchas veces representan cantidades frías y los valores en %, cantidades analizables.

El presupuesto debe formar parte de la zapata sobre la que se construye el desarrollo de una empresa exitosa.

(*) Artículo preparado con la colaboración de Francisco Estévez, CPA