Por Odalis F.
Marte*
@ofmarte
El presupuesto
es la previsión del conjunto de flujo de ingresos que recibirá, y gastos en que
incurrirá una empresa en un período de tiempo determinado. Esta es plasmada en un documento contable y
se realiza a partir de datos históricos, planes y proyecciones futuras del
negocio, como parte de la estrategia de desarrollo de la empresa.
También es una
herramienta de control de gastos para mantener un adecuado manejo de cómo se
asignan los recursos. Las metas o planes
de crecimiento de una empresa pueden implicar que se incurra en inversiones y
gastos que, si no se prevén, puede poner en aprietos las finanzas del negocio.
Contabilidad
es el departamento responsable de la elaboración del presupuesto porque es
donde se manejan las informaciones financieras de la empresa. Para ello ha de contar con la colaboración de
otros departamentos y de alta gerencia.. Si se trata de una empresa de grandes
transacciones, se necesita de una persona o departamento encargada de la
elaboración y control del presupuesto, la cual trabaja de manera conjunta con
el departamento de Contabilidad para la obtención de las informaciones.
Cómo se hace un
presupuesto?
· Pasos para la realización de un presupuesto
1.
Organizar la contabilidad de
la empresa de forma que ofrezca informaciones claras y precisas sobre sus
operaciones en tiempo hábil. Mientras
más organizada sea la empresa más efectividad tiene el presupuesto como instrumento
de desarrollo.
2.
Definir metas y/o planes de
crecimiento, los cuales serán sujetos al control ordenado por el presupuesto
mismo.
3.
Escribir el documento donde
se colocan las cuentas con sus respectivas partidas de ingresos y gasto de
acuerdo a datos históricos de la empresa, es decir, a partir de lo que ha sido
el desempeño del negocio más el crecimiento que se planifica alcanzar para el
período que se presupuesta.
4.
Definir quiénes serán los
responsables de ejecutar las diferentes partidas contempladas, quiénes en el
área de contabilidad monitorearán o darán seguimiento para asegurar el
cumplimiento adecuado de lo presupuestado.
5.
En compañías con muchos
departamentos y grandes volúmenes de operaciones; los departamentos solicitan
su presupuesto, y un comité de presupuesto lo revisa, hace las modificaciones
de lugar y aprueba, se unifican todos los departamentos y resulta el
presupuesto general de la empresa.
Más allá de
realizar el presupuesto, es muy importante el control y seguimiento del mismo
para asegurar su cumplimiento, es decir, que realmente se ejecuten las partidas
presupuestadas. Este es uno de los puntos más importantes del presupuesto «el
control». Este le permite a la gerencia saber si no se están empleando los
recursos de la forma estipulada, si estos recursos no están aportando el
rendimiento esperado o, si por el contrario, el presupuesto no fue elaborado
conforme a la realidad de la empresa.
Lo más
importante, es que se analicen periódicamente las variaciones y que las mismas
se ajusten a alguna de las causas expuestas en el párrafo anterior. De esta
forma, si el año actual refleja variaciones considerables entre lo
presupuestado y lo real, servirá de experiencia para la elaboración del próximo
presupuesto.
Al momento de
realizar comparaciones de presupuesto con la ejecución real, resulta
conveniente realizarlo tanto en términos de valores ($) como en porcentajes
(%); muchas veces los porcentajes nos reflejan mejor la situación.
Veamos el
siguiente ejemplo:
La Compañía X
presenta el siguiente presupuesto de operaciones y Estados Financieros Reales
al 31 de diciembre de 2013
| PRESUPUESTO | REAL | |
| Ventas | 1,500,000.00 | 1,750,000.00 |
| Costo de Ventas | 800,000.00 | 960,000.00 |
| Utilidad Bruta | 700,000.00 | 790,000.00 |
| Gastos de Ventas y Administración | 300,000.00 | 290,000.00 |
| Gastos Financieros y Otros | 100,000.00 | 110,000.00 |
| Utilidad Neta | 300,000.00 | 390,000.00 |
El Análisis de presupuesto en Valores y Porcentajes sería el siguiente:
COMPAÑÍA X
ANÁLISIS COMPARATIVO DE PRESUPUESTO
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013
Variación
|
||||
Descripción
|
Valor Real
|
Valor Presupuesto
|
RD$
|
%
|
Ventas
|
1,750,000.00
|
1,500,000.00
|
250,000.00
|
17%
|
Costo de Ventas
|
960,000.00
|
800,000.00
|
(160,000.00)
|
-20%
|
Utilidad Bruta
|
790,000.00
|
700,000.00
|
90,000.00
|
13%
|
Gastos de Ventas y Administrativos
|
290,000.00
|
300,000.00
|
10,000.00
|
10%
|
Gastos Financieros y Otros
|
110,000.00
|
100,000.00
|
(10,000.00)
|
-10%
|
Utilidad Bruta
|
390,000.00
|
300,000.00
|
90,000.00
|
30%
|
Análisis de las variaciones
· Un aumento en los ingresos constituye una variación positiva, pues
genera más beneficios para la Compañía.
· Un aumento en los costos y gastos representa variación negativa ,
pues disminuye los beneficios.
· Una disminución en los costos y gastos equivale a variación
positiva
En este caso práctico se puede palpar que resulta necesario
realizar las comparaciones en %, pues mientras en $, la variación en Utilidad
Neta es de $90,000.00(lo cual no sería una cantidad muy considerable); en %
dicha variación equivale a un 30%, lo cual de por sí solo nos induce a realizar
un análisis más profundo de las causas de dicho incremento.
Como citamos anteriormente dicho aumento en ingresos y
disminuciones en gastos o viceversa, pueden suceder por: una inadecuación en el
uso de los recursos, poco rendimiento en el uso de los mismos o un presupuesto
no elaborado conforme a la realidad del negocio.
A medida que los valores de las transacciones aumentan, resulta
mucho más importante el análisis porcentual, pues los $90,000.00 de variación
son los mismos en la Utilidad Bruta y en la Utilidad Neta, pero los porcentajes
varían de un 13% a un 30%, por que los valores bases han variado. Es decir, los
valores en $ muchas veces representan cantidades frías y los valores en %,
cantidades analizables.
El presupuesto debe formar parte de la zapata sobre la que se
construye el desarrollo de una empresa exitosa.
(*) Artículo preparado con la colaboración de Francisco Estévez, CPA
