"Aquí no se mueve nada cuando yo no estoy"

Administrar es disponer de los recursos humanos y materiales al servicio de la empresa de forma que estos se asignen en diferentes áreas y tareas para alcanzar los objetivos del negocio (maximizar beneficios, la producción, la imagen pública, etc.).  

Muchos administradores, propietarios o gerentes de empresas e instituciones piensan que pueden hacerlo todo acaparar todas las funciones y responsabilidades que exige el desempeño y crecimiento de su negocio: quieren llenar todos los cartones, se rompen en tres, en cuatro y hasta en diez pedazos para hacerlo. Pero, como cada pedazo en que un elemento se rompe resulta ser más pequeño entonces la efectividad de su gestión empresarial es cada vez más baja (puesto que mientras más funciones quiera asumir y en más pedazos se quiera partir, cada vez tendrá menos tiempo y capacidad para resolver los asuntos más importantes del negocio), los procesos en la empresa o institución se vuelven más lentos, el personal empieza a sentir la carga ligera (no se hace mucho pues todo lo hace "el jefe" o "la jefa") y, literalmente, “lo coge suave”.  

Es frecuente escuchar a los jefes de empresas (y de instituciones) quejarse de que “aquí  nada se mueve cuando yo no estoy”  y con esta excusa justifican una especie de dictadura intramuros donde nadie sabe más que ese Superhombre o Supermujer. 

¿Por qué las cosas solamente funcionan cuando está el jefe y todo se relaja cuando se ausenta? Pueden ser muchas las razones, sin embargo, de acuerdo a mi experiencia de trabajo con pequeñas y medianas empresas e instituciones, parece ser que es muy frecuente que esta situación ocurre cuando, primero, no se delegan funciones con cierto nivel de organización y claridad; segundo, cuando, a pesar de que las funciones están definidas formalmente, las mismas son violadas o la(s) persona(s) encargada(s) de cumplirlas o hacerlas cumplir no tiene la debida autoridad. Muchos directores y jefes de empresas y organizaciones pecan de ser demasiado informales como para establecer reglas claras, cumplirlas y hacerlas cumplir: confunden flexibilidad con informalidad. 

Delegar implica transferir a otra persona o puesto en la empresa la operación de una tarea específica o de varias funciones lo cual requiere conocimiento y capacidad por parte de quien asume la responsabilidad de su ejecución. Quien delega se reserva la obligación de supervisar el trabajo que ha delegado en  el subalterno pues la responsabilidad final nunca se delega sino que la administración, gerencia o dirección la conserva. 

Cuando no se delega, el administrador, gerente propietario o director pierde en cosas operativas, pequeñas y no muy significantes el tiempo y espacio mental necesarios para ocuparse de los asuntos de mayor envergadura para consolidar la empresa o institución tanto en su crecimiento como en la retención de clientes externos (compradores/consumidores) e internos (empleados, sobretodo los mejores) y así  servir adecuadamente a su mercado. En el largo plazo, este problema puede terminar liquidando la entidad o, al menos, podría hacer fracasar la gestión del administrador. 

Las pequeñas dictaduras en los negocios e instituciones son cada vez menos funcionales (aunque lamentablemente no podemos decir que en República Dominicana eso sea cosa del pasado, pero probablemente pronto lo será), el administrador o gerente propietario debe ser un portador de cambios para mejorar los procesos en la empresa, no una retranca que no deja pasar ninguna iniciativa que no sea la suya. Debe auxiliarse en sus empleados y catalizar las iniciativas de estos para que el negocio crezca y prospere. Por eso, las oportunidades deben ser de todos los que tienen la capacidad de hacer y no de un pequeño dictador que se cree sabérselas todas. 

Los negocios exitosos de hoy suelen ser manejados por equipos de profesionales dirigidos por un líder abierto, con visión, que sabe explotar el talento de cada empleado sin sentirse amenazado en su condición de líder ni erigirse como un todopoderoso. La división del trabajo sigue siendo un componente importante de la productividad de las empresas.